Office Manager - wie is het? Taken office manager

"Plankton", "managery" - al deze niet erg vleiend definities van toepassing zijn op het werk van de kantoormedewerkers. Maar het is nutteloos soort werk? Office Manager - wie is het? Wat is de omvang van zijn functie?

Office Manager - wie is het?

Office manager beroep wordt vaak verward met de secretaris beroep. Maar het verschil tussen deze twee beroepen er nog steeds. Zo is de office manager - wie is het?

De manager van het kantoor gebieden is een manager of beheerder. Het regelt een kantoorbaan, zijnde een belangrijke informatieve schakel tussen medewerkers en leidinggevenden, klanten en medewerkers, etc.

Hoe actiever de activiteiten van een organisatie, hoe groter haar problemen met de dagelijkse gang van zaken en kleine organisatorische documentatie. De uitvoering ervan en biedt office manager.

Hij zorgt ervoor dat alle huidige documenten, evenals bevelen van meerderen goed manier werden ontworpen. In dit geval moet de order management team tijdig worden medegedeeld aan de werknemers van het bedrijf, moeten alle klachten van bezoekers in aanmerking worden genomen, en bieden werknemers gemeld aan de autoriteiten.

Zo, outsourcing, evenals de communicatieverbindingen in het bedrijf gedeeltelijk voor rekening van office managers.

Plaats van het werk en de lonen

Office manager is nodig in een bedrijf dat een office manager heeft en ten minste een paar medewerkers. In kleine organisaties, een lijst van de taken van een dergelijke specialist is veel kleiner dan bijvoorbeeld in een groot bedrijf. In een groot bedrijf kunnen managers kantoor verschillende zijn, en elk van hen is toegewezen aan hun afdeling.

Het blijkt dat de vraag naar dergelijke specialisten is vrij hoog, en misschien zal blijven groeien. Maar dat is loopbaankansen vrijwel geen. Vooral als, in het kantoor van het management, de persoon die eigenaar is niet langer een beroep.

Vanwege het feit dat de tarieven niet te ingewikkeld zijn, de competitie voor een baan, op de rode minst in Rusland, hoog genoeg is - 6 personen per vacature. Het salaris van de hoofdstad normen low - 27 duizend roebel.

De culturele hoofdstad - St. Petersburg - het salaris van deze werknemers lager door ongeveer 5-7000, en de concurrentie is vele malen hoger. Hoe verder de omtrek van het land, hoe minder lonen en kandidaten voor de functie.

De nodige persoonlijke kwaliteiten

Orders die door de office manager worden ontvangen, vereisen gewoonlijk dringende en snelle uitvoering. Daarom is de aanvrager naar de gewenste positie in de eerste plaats, ijver, snelheid en stiptheid. Ook belangrijk is een goed geheugen en concentratievermogen.

Man, de zittende moeten vriendelijk en gezellig zijn, omdat in sommige situaties aan de klanten het dient als een vertegenwoordiger van het bedrijf.

Office Manager moet bekwaam en logisch opgebouwd spraak bezitten, en houd bedrijfsethiek, omdat het vaak wordt aangetrokken door het organiseren van zakelijke bijeenkomsten en zakelijke bijeenkomsten.

Nuttige kennis, zoals een goede elektricien of het telefoonnummer van een bezorgservice van maaltijden, ook niet mee bemoeien. Immers, veel bedrijven bestellen bij het kantoor, evenals verzadiging personeel ook gecontroleerd manager.

Vereiste vaardigheden Operations Manager

1. De eerste vereiste voor een dergelijke werknemer - spreekvaardigheid in een PC en het internet. Indien naast Word en Excel, zal de bieder eigenaar Photoshop of "Office pikcher Manager" - dit is een andere reden om de baan te nemen werd zijn, niet iemand anders.
2. Afdrukken op hoge snelheid. De mogelijkheid om snel te typen tekst - een van de meest belangrijk voor een office manager.
3. Vaardigheden in de administratie verkregen in eerdere studies nodig zijn als de persoon die in een groot bedrijf.
4. Skills kantoor. Records Management - een van de belangrijkste taken van dit type van professionals, zodat zonder de basiskennis onontbeerlijk.
5. Zelfverzekerd gebruik van kantoorapparatuur. Faxen, printers, scanners - dit alles moet binnen de bevoegdheid van een office manager.
6. Geletterdheid en diplomatieke dialoog. Office Manager moet niet alleen vakkundig te communiceren, moet hij in staat zijn om op te lossen conflictsituaties, indien nodig.
7. Vreemde taal. De belangrijkste internationale bedrijven office manager moet tenminste eenvoudig Engels bezitten.

Algemeen De functieomschrijving

De plicht office manager instructie van de CEO goedgekeurd. Verschillende bedrijven kunnen verschillen op een aantal punten, maar in het algemeen de belangrijkste bepalingen ervan niet veranderen. Met werkinstructies die nodig zijn om kennis te maken vóór de ondertekening van de arbeidsovereenkomst, zodat je niet klagen over het feit dat bepaalde kosten uit te voeren zijn niet opgenomen in uw plannen.

In het algemeen kan gesteld worden:

• die verantwoordelijk is voor de ontvangst van een office manager om te werken;
• wie heeft het recht om hem vrij te laten uit zijn ambt;
• die onderworpen is aan de werknemer;
• die zich onderwerpt een office manager;
• die voert de taken van de office manager bij diens afwezigheid, etc.

Typisch, office managers zijn onderworpen aan de algemeen directeur. koeriers zijn ondergeschikt aan de office managers, chauffeurs, schoonmakers, etc.

Ook in het algemeen kan worden gespecificeerd, waarbij de werknemer vaardigheidsniveau, kunt u op de beschreven positie in te nemen.

directe verantwoordelijkheid

Het volgende punt op de plichten voorgeschreven een office manager in een verklaring.

Om te hervatten soiskatelstvo sollicitanten worden vaak in een aparte telling, welke plichten ze verricht op eerdere werk in het kantoor geloosd. Dus de werkgever ontvangt meer informatie over de aanvrager vaardigheden.

Welke items kunnen worden opgenomen in de directe taken van office manager?

1. Toezicht op telefoongesprekken. De werknemer moet inkomende oproepen te beantwoorden, voor zover mogelijk om de vragen van de tegenstanders te beantwoorden, alsook aan de autoriteiten te informeren over de gevraagde informatie overbrengen.
2. Begeleiden van documentatie. Bewaring van documenten, controle correspondentie, registratie van bestellingen, etc. - een directe plicht office manager.
3. Reproductie van documenten. Op een speciale missie chief officer voert dubbel werk.
4. Uitvoering van brieven van de aanvragen - dat wil zeggen, correspondentie met partners, klanten of leveranciers op verzoek van de direct leidinggevende.

De taken van de office manager kan worden opgenomen voor ten minste zes soorten werk. Maar in elk van de belasting op de specialisten in deze categorie wordt individueel bepaald.

Rechten office manager

Elke instructie office manager omvat niet alleen plichten maar ook rechten.

1. Het verstrekken van informatie. Om verschillende taken office manager uit te voeren heeft het recht om de hoeveelheid informatie, met inbegrip van vertrouwelijke informatie, die hij nodig heeft te vragen.
2. Uiten verbetersuggesties. Als de organisatie van het kantoor werkzaamheden die nodig zijn innovaties of verdere orders van de algemeen directeur, de manager het recht om te bieden in te voeren.
3. Vereisen de juiste arbeidsomstandigheden. Als de werkzaamheden niet kan worden uitgevoerd als gevolg van het gebrek aan de nodige voorwaarden kunnen office manager hen verplichten om te creëren.
4. Opereren binnen de jurisdictie. Na bestudering van de functieomschrijving, de werknemer heeft het recht om zelfstandig beslissingen te nemen en bevelen geven, maar alleen in het kader van haar bevoegdheid.

Dit is een ruwe set van regels die een office manager heeft. Zij kunnen worden aangevuld of verminderd, afhankelijk van de specifieke kenmerken van de instelling.

verantwoordelijkheid

Office Manager - een handel die ook betrekking heeft op bepaalde verantwoordelijkheden. Het toepassingsgebied en de straf voor schending van het recht op elke werkgever individueel te bepalen. De meest populaire items, die verantwoordelijk is, in functieomschrijvingen er zo uitzien.

1. Wegens nalatigheid in hun taken. Vertragingen bij de uitvoering van de orders en eventuele andere nalatigheid - wijn werknemer, waarvoor u moet reageren.
2. Voor de openbaarmaking van vertrouwelijke informatie. Arbeidsovereenkomsten en functiebeschrijvingen van de items op de vertrouwelijkheid van informatie moeten zorgvuldig worden gelezen. Voor de openbaarmaking ervan kan vaak verliezen hun baan.
3. Wegens schending van de bevoegdheid bol. Acties buiten de reikwijdte van de bevoegdheid werknemer, zijn niet toegestaan.
4. Wegens schending van het arbeidsreglement, etc. Overtreding van het arbeidsreglement, brandvoorschriften en veiligheid - het is ook de verantwoordelijkheid van de werknemer.

Voors en tegens van het beroep

Dit beroep heeft, net als vele anderen, een aantal voordelen en nadelen. Dus, wat zijn de voor- werk voelt de office manager?

Gastarbeiders die op dit front, hebben betrekking op het werk, in de eerste plaats, de grote vraag naar deze beroepsgroep: om wat ervaring op te doen op dit gebied, op zoek naar een hogere betalende positie is eenvoudig. Die vaardigheden zijn bestuurlijke en economische activiteiten, die in het proces worden verworven, relevant in het dagelijks leven zijn. Naast zijn werk als office manager kun je je ontwikkelen van communicatieve vaardigheden.

Onder de tekortkomingen - de verhoogde psychologische stress ervaren door medewerkers, omdat binnen één werkdag moet veel van diverse problemen op te lossen. Daarnaast, de leiders, in aanvulling op de reguliere taken, vaak beladen met office managers persoonlijke verzoeken en aanvullende instructies.

Indien het beroep van leraar?

Office Manager, die is - blijkt uit het voorgaande. Echter, waar u kunt dit vak te leren?

Speciale faculteit, die office managers zou voorbereiden, is op geen enkele universiteit. Maar vaak de manager wil deze positie werd ingenomen door mensen met een hogere opleiding. Wat voor soort onderwijs is het niet altijd belangrijk - het belangrijkste ding dat de aanvrager een afgestudeerde student. In provinciesteden voor deze functie kan ook na 9 jaar van het onderwijs te nemen. Elk bedrijf besluit individueel wat office manager ze nodig had.

De meeste werkgevers zullen geïnteresseerd zijn in andere kenmerken van de kandidaat:

• Of hij werkte voornamelijk in het veld;
• hoe goed is eigenaar van een computer;
• of bedienden kent;
• Of het nu is eigenaar van talen, etc.

Je kunt niet het menselijk communicatieve vaardigheden te negeren. Als deze indicatoren in orde - de kans op het krijgen van een toename baan.