InternetE-mail

Regels van zakelijke correspondentie per e-mail. Zakelijk Letter: monster. Hoe kan ik een e-mail te sturen

In de afgelopen tien jaar, het bedrijfsleven correspondentie per e-mail immense populariteit gewonnen en werd een van de belangrijkste methoden van zakelijke communicatie. Tegenwoordig is het moeilijk om een persoon die zou in de praktijk interpersoonlijke communicatie niet zou gebruiken e-mail te vinden. Ondanks dit, zijn veel mensen vandaag de dag af hoe u een e-mail te sturen , zodat alle regels zijn gevolgd? Zoals met de hulp van bevoegde letters vormen de ontvanger een goede indruk over de afzender?

Dit artikel beschrijft de regels van zakelijke correspondentie per e-mail, en praktisch advies in dit artikel om te leren van de juiste zakelijke communicatie bij de voorbereiding van e-mails.

Velen beginnen hun werkdag alleen maar om de mailbox op nieuwe berichten te controleren. Maar, helaas, ondanks de prevalentie van deze methode voor het uitwisselen van informatie, veel mensen niet weten hoe ze de taal van zakelijke correspondentie goed te gebruiken, het nemen van e-mails voor een informele manier om te communiceren.

Als gevolg van de snelheid van levering van e-mails het vergemakkelijkt de uitwisseling van belangrijke officiële documenten, formulieren, applicaties, maar hier mensen maken fouten bij het verzenden van e-mails. Heel vaak gebeurt het dat bij de voorbereiding van een e-mail uitwisseling met alle bestanden geadresseerde om welke redenen niet de begeleidende essays vormen en niet passend in het thema, die het werk van de ontvangers kan bemoeilijken. hoe u een e-mail te sturen, en alle regels van de zakelijke schriftelijke communicatie te observeren door middel van e-mail: Het doel van dit artikel om de vraag te beantwoorden?

Bij het samenstellen van de e-mails moeten worden ingevuld in alle velden

Regels van zakelijke correspondentie via e-mail moet de afzender in alle velden in de e-mail, zoals het adres en de naam van de ontvanger en verzender in te vullen. Het moet noodzakelijkerwijs worden omschreven als een thema dat korte beschrijving van de essentie van de brief aan. Heel vaak juist beschreven door het thema het lot brieven en snelheid om de daarin gestelde probleem op te lossen. Zakelijke e-mails moet beginnen met een groet - deze eenvoudige uiting van respect voor de ontvanger is erg belangrijk voor alle correspondentie. Na de begroeting moet worden gevolgd door de tekst, die heet "het lichaam van de brief," en uiteindelijk liet een handtekening, bijvoorbeeld "Met vriendelijke groet, Brice Peter Ivanovitsj."

Groet in zakelijke correspondentie

Op dit moment moeten we verder aan te scherpen haar focus, als een gebaar van respect is zeer belangrijk in elk aspect van zakelijke communicatie. Optimale groet uitdrukking is: "Goedemorgen" of "Hallo." Zakelijke correspondentie per e-mail afzender beperkingen in het gebruik van de uitdrukking "Goedemiddag" of "Goedemorgen", zoals de ontvanger van de brief lang na ontvangst kan lezen. Het is ook niet correct om te gebruiken in groet informele uitdrukkingen die in ongedwongen gesprek.

Na de welkome woorden of zinnen moet worden gedaan om de ontvanger met naam en patroniem, alsof de naam van de afzender onbekend is, dit punt kan worden overgeslagen. Na het welkomstwoord kunnen doorstromen naar de presentatie van de brief doel.

Bijlagen in zakelijke correspondentie per e-mail

Als het voornaamste doel van het schrijven niet alleen het verhaal en de presentatie van het onderwerp, maar ook het beheer van het bestand wordt geschreven, is het best te houden aan objecten in de eerste plaats te sturen. Het gebeurt vaak dat veel verladers, door onachtzaamheid, waarin de essentie van de vraag in de tekst van de brief, vergeten om de nodige investeringen te bevestigen. Deze nalatigheid kan een negatieve invloed hebben op de zakelijke reputatie van het bedrijf van de afzender.

E-mail moet herkenbaar en bondig

zakelijke correspondentie per e-mail regels vereisen de afzender om een herkenbare e-mail naam, die de juiste informatie over de naam van de afzender dient te dragen hebben. Zeer beknopt en niet dom kijken, officiële brieven en beroep, wanneer het e-mailadres aangegeven informele uitdrukkingen of woorden, bijvoorbeeld e-mail «limon_petya». Het ziet er zeer onwaardig voor een volwassene. Voor zakelijke correspondentie is het beter om een apart e-mailadres maken en let op de etiquette van zakelijke correspondentie via e-mail.

Met behulp van de quick-functie Antwoord (Response) op de respons eerder ontvangen brieven

Antwoord functie of Response (in verkorte vorm lijkt het alsof :) Re een snelle manier om te reageren op eerder verzonden naar de afzender van het bericht helpt de gebruiker. Deze functie heeft ook een universele toepassing van het vorige gesprek met de persoon te lezen over een bepaald onderwerp. Maar de regels van zakelijke correspondentie per e-mail moet de afzender op het onderwerp van het bedrijfsleven het schrijven van een andere naam geven, indien ten tijde van de correspondentie discussie worden gewijzigd.

Voor het verzenden van een zakelijke brief moet worden proeflezen voor spelling en interpunctie

E-mail maakt het gemakkelijk om informatie uit te wisselen, maar het bedrijfsleven correspondentie moet niet aan de regels van de Russische taal te verwaarlozen, zo gaf onzorgvuldig fout kan invloed hebben op de geloofwaardigheid van de afzender. Voordat u een e-mail, moet je de tekst meerdere malen te zien en grondig te controleren op ofograficheskih en interpunctie fouten. Veel e-mail clients hebben een spellingcontrole, dus je moet aandacht besteden aan de woorden in het rood onderstreept. In geval van twijfel over de juiste spelling, moet u de hulp van het internet te zoeken of de spelling controleren met behulp van de spelling woordenboek.

geadresseerde veld moet worden ingevuld in de laatste bocht

Om te voorkomen dat het verzenden van onafgewerkt of onuitgegeven brieven van het bestemmingsadres van een zakelijke brief moet op het nippertje van de tijd worden afgerond voor het verzenden. Deze regel is ook opgenomen in de basis van zakelijke correspondentie via e-mail. Het komt voor dat bij het invullen van de velden Bestemming e-mail naar een lijst van eerder gebruikt door de ontvanger te bieden, maar ook moet hun focus om niet naar een zakelijke brief die door de geadresseerde getrokken ten onrechte te sturen aan te scherpen.

Structureren van een zakelijke brief

Tekst structureren regels gelden niet alleen op papier, maar ook aan de regels van zakelijke correspondentie via e-mail. Het is niet altijd handig om de ontvanger grote hoeveelheden SMS-berichten op het scherm te lezen. Om dit punt te vereenvoudigen moet het doorbreken van de tekst logisch gevormd kleine alinea's en voorkomen dat het schrijven van zakelijke brieven geavanceerde tekstvoorstellen. De optimale lengte van een enkele zin in een zakelijke brief moet niet meer dan vijftien woorden.

De essentie van een zakelijke brief moet worden verstrekt op de verdiensten

In aanvulling op dit thema van een zakelijke brief, zou een ontvanger interesseren en helder geformuleerd de eerste en de tweede zin van de body tekst. taak afzender te presenteren aan het begin van het schrijven van het probleem of vraagstuk waarop hij adressen aan de ontvanger. In de eerste zin, dient te worden aangewezen tot doel hebben om een zakelijke brief wordt verzonden. Voorbeeld: "Wij informeren u dat de voorwaarden van de verplichting uit hoofde van de overeenkomst №45 van 2017/02/01," On zetten stortgoed "komt tot een einde. Om het contract te verlengen, moet u een tweede pakket van documenten in te dienen. " Dankzij de aangewezen doelwit ontvanger is in staat om de belangrijkste idee van een zakelijke brief te begrijpen. Als letters te groot tekst, is het beter om de faciliteit van het bevestigen van een functie van de investeringen in de vorm van een tekstdocument maken, maar met een tekstvak moet worden overgelaten aan de begeleidende essay dat een zakelijke brief verlicht. Voorbeeld: "Ik kan u een elektronische kopie van de brief van de invoering van" Mac-operatie ". Gelieve uw beslissing te informeren over de verlenging van het contract №45 van 2017/02/01, "On zetten bulk materialen" in een brief aan de deadline. "

Voor elke zakelijke e-mails moeten worden beantwoord

Er zijn negatieve voorbeelden van zakelijke correspondentie, de ontvanger negeert de zakelijke brief, om welke redenen. Soms kan het zelfs zijn gevallen waarin het antwoord niet kan worden gegeven als gevolg van bepaalde situaties, bijvoorbeeld, kan de termijn oplossing voor het probleem enkele dagen duren of afnemer in het denken en kan niet onmiddellijk de vraag te beantwoorden. In dit geval, een korte commentaar op de zaak, bijvoorbeeld "Hallo, Peter Ivanovich moet worden gegeven. Ik heb uw brief ontvangen, maar u snel het moeilijk te beantwoorden, want ik heb om te overleggen met superieuren. Ik zal uw probleem voorleggen aan de algemeen directeur van ons bedrijf en zal een officiële reactie aan het eind van de week te geven. Hoogachtend, Sales Manager Belov Ivan Gennadevich. "

Het is goed te beseffen dat als er geen antwoord binnen drie werkdagen wordt gegeven, het feit dat de stilte van de ontvanger zakelijke brief kan worden geschat als de verwaarlozing of weigering om te communiceren met de afzender.

Bij het opstellen van de respons brief moet alle vragen te beantwoorden

Als de brief is gericht aan een ontvanger zal het karakter ondervragen, bij het opstellen van de brief moet antwoorden op de vragen aan de prioritering, die aanwezig zijn in de uiteindelijke tekst van de zakelijke brief is voorzien. Als vragen werden gesteld, de verzender verwacht concrete antwoorden te ontvangen. Bij het opstellen van de brief antwoorden die u mag niet worden genummerd, je hoeft alleen maar om gedachten uit te drukken in orde is. Op al deze vragen te beantwoorden, moet u eerst opnieuw een aantal keer lezen kreeg een zakelijke brief, en als er te veel vragen, is het best om ze afzonderlijk te schrijven, om te voorkomen dat het missen. Als u een antwoord op een aantal van deze vragen niet kan bieden, is het noodzakelijk om erop te wijzen dat op het moment, om welke reden dan ook, het antwoord is niet te geven.

Maak geen misbruik van de acroniemen, emotioneel design en kapitaliseren

Er zijn negatieve voorbeelden van zakelijke correspondentie, waar het wordt verdund afzenders, afdrukken via informele tekenen in de vorm van de glimlach. Het gebruik ervan is populair op sociale netwerken, maar zakelijke correspondentie regels niet zulke uitingen van emoties toegelaten, omdat de ontvanger hun werkelijke waarde niet kan weten, en accepteer ze als onbegrijpelijk voor hem een lijst met leestekens fouten.

Het is ook de moeite waard op te geven het schrijven van de tekst in hoofdletters. Op het internet een reeks woorden in hoofdletters geschreven wordt "schreeuwen zinnen" en dergelijke uitdrukkingen dragen vaak een negatieve kleur. Ontvanger bij het lezen van e-business brief kan worden beschouwd als een negatieve lettertype dat schadelijk is voor de perceptie van betekenis zal zijn. In het geval dat een zakelijke brief nodig is om te benadrukken het belang van een punt, beter gebruik maken van inleidende zinnen, bijvoorbeeld "Houd er rekening mee dat je nodig hebt om een pakket van documenten voor de verlenging van het contract uiterlijk 2017/10/02 jaar bieden", of "Houd er rekening mee dat de documenten de verlenging van het contract moet vóór 2017/10/02 jaar worden ingediend. "

Het is niet nodig om gevoelige informatie te verzenden via e-mail

Om persoonlijke of vertrouwelijke informatie door te geven is het beter om e-mailaccounts te verlaten, want er is een risico op onderschepping door hackers informatie te gebruiken voor hun eigen doeleinden. Dergelijke informatie kan bestaan uit: telefoonnummers, wachtwoorden of credit cards, persoonlijke bankrekeningen, enz. Het is belangrijk te onthouden dat de informatie die is opgeslagen op de server mailagent en in het geval van het hacken kan worden gestolen ...

De brief moet noodzakelijkerwijs de handtekening van de afzender

Zoals eerder vermeld, moet elke verzonden e-geconcretiseerd handtekening. Vaak mailboxen ontwikkelaars introduceerde de Signature blok, waarin u uw gegevens op de positie, de naam en het telefoonnummer in te voeren. Vervolgens wordt het toestel automatisch weergegeven aan het einde van elke e-mail die de typering vereenvoudigt. Het is belangrijk om een handtekening die de ontvanger in staat was om te antwoorden met de letter van het juiste adres om de afzender te creëren. Een voorbeeld van een handtekening kan er zo uitzien: "Met vriendelijke groet, Head of Sales Petrov Nikolay Aleksandrovich, 79810000000."

Het trekken van conclusies, moet worden opgemerkt dat, om te begrijpen hoe zakelijke correspondentie voeren via e-mail, is het niet nodig om extra en complexe elementen te ontwikkelen. Het moet gewoon vasthouden aan de basisregels van etiquette en respecteren de regels van de Russische taal.

Similar articles

 

 

 

 

Trending Now

 

 

 

 

Newest

Copyright © 2018 nl.delachieve.com. Theme powered by WordPress.