Het bereik van de gevallen. De volgorde van formatie

Alle documenten die na de uitvoering moet worden gegroepeerd in de zaak. De term "business" overeenkomstig GOST 51141-98 een enkel document worden begrepen of set documenten, die betrekking hebben op een bepaalde richting van de instelling en vervolgens een map separaat. Voor de juiste vorming, opslag en registratie van de gevallen in elke organisatie moet jaarlijks (rekening houdend met de veranderingen in de externe en interne omgeving) component nomenclatuur Zaken, die essentieel is voor een snel onderzoek van de documenten.

Bij het vormen van de zaken uit eenheden moeten worden geleid door de vereisten van de eenheidsstaat systeem bijhouden. De belangrijkste bepalingen zijn opgenomen in GOST 51141-98, de belangrijkste documenten van de archieven van de afdeling van de Russische regering ingesteld, richtlijnen archiveren lichamen, lijsten van documentatiemateriaal. Het is noodzakelijk om te voldoen aan de voorwaarden van de opslag van documenten en bestanden. Als een organisatie met een complexe structuur en een groot aantal functies in elke afdeling en in de gehele organisatie uniforme beginselen in het organiseren van documenten, de vorming en indexeren gevallen toe te passen. Daarom Nomenclatuur Affairs Department personeel, kwaliteit van de dienstverlening, een andere structurele eenheid of de organisatie moet worden gevormd, rekening houdend met de eisen van de normatieve documenten.

Bij de eerste stap is om de problemen en categorieën van documenten, die de eenheid of organisatie nomenclatuur gevallen moet bevatten te identificeren. We moeten uitgaan van de noodzaak om het volledige bedrag van de documentatie over het maken en ontvangen te dekken. Wanneer u de nieuwe vragen die niet onder de nomenclatuur, is het noodzakelijk om aanvullingen te maken. Vorm Zaken nomenclatuur moet tijdige herziening toestaan. Daarom, bij het indexeren van zaken moet de mogelijkheid van nieuwe indexen te bieden en uit te sluiten vervangen eerder toegewezen indices reeds gevormde gevallen. Passing onafgemaakte zaken naar het volgende jaar bereik overgedragen van het behoud van het oorspronkelijke aantal.

Titel van elk geval moet duidelijk zijn en volledig openbaar de samenstelling van de zaak en de inhoud van de documenten die in deze map worden geplaatst. Op een map moet worden opgegeven index en de houdbaarheid van de zaak. Consolidatie van de gevallen wordt uitgevoerd op basis van de nominale, welke bijvoorbeeld opdrachten bevatten, protocollen, instructies en dergelijke. Gevallen kan worden geconfigureerd in detail bijvoorbeeld correspondentie met een bepaalde reporter, brieven ter levering van grondstoffen, correspondentie met reporters, gecombineerd op territoriale basis, enzovoort.

Bij het groeperen van documenten moeten aandacht besteden aan de voorwaarden van hun opslag. Kan niet worden gecombineerd in één geval documenten tijdelijke en permanente opslag of verschillende opslagtijden. Het is niet toegestaan in de ontwerp-overeenkomst op te nemen, irrelevante documenten of kopieën opties vermenigvuldigd. Bij de vorming van zaken moet worden gecontroleerd in aanwezigheid van alle documenten handtekeningen en voldoende ruimte.

Indexeren Zaken en de volgorde van prioriteit moet worden gemaakt in volgorde van belangrijkheid. Het eerste overzicht van de belangrijkste documenten (orders, regelgeving of andere administratieve documenten). De nomenclatuur van zaken dient indexen en koppen van zaken, de voorwaarden van opslag, teneinde evacuatie bevatten. Het bereik van de gevallen door de gevestigde orde in de organisatie goedgekeurd en met de overeengekomen officer van het Rijksarchief van de regio. Aan het eind van het jaar in de nomenclatuur, verstrekt laatste opname toont het aantal gevallen die gedurende het jaar in elke categorie werden geopend. Het indienen van gevallen van duurzame archivering of verwijdering van opslag gevallen tijdelijk (op termijn) wordt uitgevoerd volgens de vastgestelde door de instructie op office-werk van de organisatie rechts.