Memo: De zaak van. Het maken van memo

Over de interne documenten van de organisatie, veel werknemers alleen weten van horen zeggen - memo's verward met de officiële en up verkeerd. Dit druist in tegen de kernfuncties van dergelijke documenten - een officiële communicatie binnen het team, wat leidt tot het onvermogen om teamwork. Daarom wordt de vraag betreffende tekening memo, de verschillen en overeenkomsten met de andere kranten, het schrijven van specificaties.

terminologie

Memo - een communicatiemiddel tussen ambtenaren, afdelingen. Soms wordt gedefinieerd als een document over de uitvoering van een baan / werk, hoewel het een ander karakter kunnen hebben. Monsters in dit artikel te worden beschouwd, alleen de mogelijke inhoud van de memo weer te geven.

Officieel classifier administratieve documenten bevat geen informatie over een dergelijk document als een memo. Een voorbeeld van hoe om te schrijven, niet beschikbaar is, maar dat doet niets af aan het feit dat een dergelijk document op grote schaal in de arbeiders en arbeid wordt verdeeld om een aantal redenen.

De redenen voor de noodzaak om te gebruiken

Memo zogenaamde gebruikte hulpstoffen document. Het heeft de verantwoordelijkheid om een verband tussen de werkende elementen van het systeem, dat wil zeggen werknemers. Waarom is dit document zo populair? Veel arbeiders en momenten kan worden opgelost zonder tussenkomst van hogere functies - dit bewijst de onafhankelijkheid en efficiëntie van de afdelingen en autonoom systeem als geheel.

kenmerken

In tegenstelling tot de voornoemde notitie bestaat, dat deze omvat de behandeling naar hogere rangen, een memo, waarvan een voorbeeld hierna wordt besproken, vormt een binding op horizontaal niveau. Dit kan een verwijzing naar de andere administrator of afdeling hoofd van een divisie. In elk van de gevallen, terwijl de genoemde personen hebben een vergelijkbare functie, kunnen we praten over de memo. Wanneer het verschil zich voordoet, worden bereid memo. Sommige van de hier gepresenteerde voorbeelden kunnen dubbelzinnige definities, zal redenen voor later worden besproken.

onderwerpen memo's

Meestal memo geschreven om ervoor te zorgen: informatieve, economische, logistieke of organisatorische. Vaak kan een notitie wat verzoek of voorstel bevatten. Elk van de structuurelementen meestal een van de onderwerpen een prioriteit en overeenkomt met het gebied waarin het werkelement zich.

registratie

Het maken van memo is hetzelfde als het ontwerp memo. Daarom is alleen de inhoud te veranderen. Het maken van memo's gereguleerd door GOST. Hiermee kunt u de eenheid van de registratie van alle administratieve documenten te handhaven.

Een voorbeeld van hoe een memo schrijven:

Informatie, technische dienst (bovenkant van de pagina, links)

Chief of Security (bovenaan rechts) Lyubchenko R. L.

memorandum

2015/09/14 № 11

Vrijdag, 17. 09. 2015 zal de vervanging van het materiaal en de technische basis. In dit verband vraag ik aan de volgende organisaties van werknemers PE 'Amir' delen deze werken uit te voeren:

1. Andeenko Sergey Gennadievich.
2. Mishkov Lev Georgievich.

Hoofd van de afdeling (linkerkant) _rospis_ Antipov RD (rechts)

Het maken van memo suggereert een gebruikelijke plaat-formaat - A4.

voordelen

In wezen, de analoge voice message, memo heeft een aantal voordelen ten opzichte van de gewone werkende communicatie:

• bewaring schriftelijk;
• officiële documentatie;
• gemak in geval van overdracht van complexe informatie;
• de mogelijkheid van het verzenden van een bericht naar meerdere mensen.

Logisch gevolgen van dien:

• gelegenheid om te bevestigen / weerleggen sommige goedkeuring;
• een duidelijke verklaring van het probleem en een duidelijke implementatie;
• uitvoering timing;
• efficiëntie.

karakter

Het schrijven van een memo kan het volgende karakter te hebben:

• informatie (berichtmelding, instructie, enz ...);
• initiatief (verzoek);
• rapportage.

Memo, waarvan een voorbeeld hierboven werd verstrekt, is voor informatieve doeleinden, zoals het hoofd van een afdeling stelt de andere van de op handen zijnde uitvoering van de werken op de hoogte, in aanvulling, het geeft een eenvoudige instructie die hij moet doen.

De laatste twee punten zijn vaak naast elkaar: het melden van de nota is een reactie op het initiatief (aanvraag).

structuur

Bedenk hoe een memo te schrijven op basis van het bovenstaande voorbeeld. Dus moet dit document bevat:

• props ontvanger (in dit geval, de rol speelde dit het hoofd van de beveiliging);
• naam van het document (een overeenkomstige inscriptie was onmiddellijk voor de tekst);
• datum van het document;
• tekst;
• rekwisieten, en de handtekening van de afzender (chief information officer).

De tekst op hun beurt ook worden verdeeld over de structuur. Echter, een veel meer conventioneel:

1. Het eerste gedeelte betreft de basis en het schrijven motief. Memo, waarvan een model is hierboven weergegeven, leg het verzoek in de eerste zin.
2. Het tweede deel geeft de essentie: in het voorbeeld, gaat het na de woorden "in het kader van ...".
3. Het derde deel - de finale. Dit kan een verklaring van de feiten, aanbod of verzoek zijn.

Memo, een voorbeeld van die ons helpt om het ontwerp regels te begrijpen, verbindt het tweede en derde deel van één. Scheiding wordt meer merkbaar in complexe memo's. Het derde deel is zeker om te verschijnen in het antwoord document.

stilisatie

Hoewel dit document kan een vrij formaat, evenals voor alle andere effecten het management om te weten hoe je een memo te schrijven, moet je vrijelijk hun gedachten uit te drukken in een zakelijke stijl, in feite wordt gebruikt bij de bereiding van elke vorm van documentatie.

types

Memo's hebben geen duidelijke classificatie, maar op hetzelfde moment, kunnen ze worden onderverdeeld in soorten.

Zo is er memo:

• te verhogen;
• voor de verwerving;
• afschrijving, en ga zo maar door. d.

Elk type heeft zijn eigen specificaties schrijven. Voor een beter begrip van hoe een memo te schrijven, en ook voorbeelden zullen worden gegeven.

op het vergroten

Memo om de lonen te verhogen kunnen werknemers die geloven dat ze niet genoeg beloning voor hun arbeid krijgen nodig hebben. Het is logisch dat het eerste wat ze je begeleider vragen - een memo zal schrijven.

Memo dit soort zegt Hoofd van een werknemer aan het hoofd van de naam te controleren. Soms houdt zich ook bezig met de personeelsdienst. Dan gaat in eerste instantie met de afdeling communicatie werknemer die wil een hoger salaris te krijgen, en de personeelsdienst. De redenen voor de stijging van de lonen (veranderende arbeidsmarkt volumes, werknemer kwalificaties, etc.) moet memo bevatten.

Een voorbeeld is hieronder getoond.

Boekhouding van de materiële middelen

Directeur-generaal PP "Agro Darina" Aninnikovu GL

memorandum

2013/09/04 № 45

Sint-Petersburg

Op het vergroten van het salaris Furmanets GV

Furmanets Galina Viktorovna werkt PE "Agro Darina" van 4 maart 2011 als de toonaangevende specialist van de rekening van de materiële activa. Ze is een ervaren meester in zijn vak, met de hoge efficiëntie van het werk, punctueel, ijverig en verplicht. Tijdens het werk dat ik heb geen disciplinaire maatregelen ontvangen. In verband met het bovenstaande vraag ik u om de lonen Furmanets Galine Viktorovne te verhogen van 23 000 tot 25 000 roebel.

Hoofd van de afdeling van de boekhouding materiaal sredstv_podpis_Galkin SA

Verhoging betekent niet alleen een toename lonen, kan het ook betekenen een overgang naar een hogere positie. Memo op promoties is geschreven als afdelingshoofd.

Dit is een belangrijk punt: dezelfde memo aan de directeur, die een nota van het hoofd van een slaaf wordt beschouwd als memo.

Hoofd van de afdeling kan de ondergeschikte raden te verhogen op basis van:

• het verbeteren van hun kwalificaties;
• behalen (eerste / seconde);
• anciënniteit en ervaring;
• voor uitstekende prestaties.

Redenen moeten direct worden gegeven aan de memo. Bijvoorbeeld de volgende.

Department of Logistics

Directeur-generaal PP "Netflix" Lyashenko S. Yu.

memorandum

2001/02/19 № 15

Moskou

Over toename in het kantoor Belousovoy Yu. O.

Belousova Yuliya Olegovna werkt in PP "Netflix" van 7 januari 1999 in de positie van de beheerder van de afdeling van de logistiek. Ze gekwalificeerd in hun vakgebied. Een medewerker van de uitvoerende en verantwoordelijke, heeft een hoge capaciteit voor het werk en uithoudingsvermogen in stressvolle situaties. 15 februari 2001 kreeg een master's degree in "Accounting en Auditing". In verband met deze adviseer ik Belousov Julia Olegovna te verhogen tot een senior beheerder.

Hoofd van de afdeling logistiek obespecheniya_podpis_Elchaninov PL

voor de aankoop

Onder de aankoop betekent dat de reparatie of vervanging van apparatuur. Memo voor de verwerving van schriftelijke afdeling, die moet worden bijgewerkt materiaal en de technische basis nodig heeft.

Memo, waarvan een model is hierna weergegeven, werd opgesteld voor de aanschaf van een computer.

human resources afdeling

Hoofd van de IT-afdeling Ltd "EPAM" Penkovu D. M.

memorandum

12.11.2009 № 4

Kharkov

Over reparatie (vervanging) van de computer

Meldt dat vanaf 6 november 2009 in de werknemer afdeling Mashkinoy Tatyany Evgenevny, senior executive personeel, regelmatig storingen optreden op een personal computer.

Als gevolg van de bovenstaande redenen, vraag ik tot reparatie of vervanging van de PC zo snel mogelijk.

Hoofd van HR _podpis_ Chistenko VT

vakantie

Memo vakantie betekent hier niet in de zin van het invoeren van de welverdiende rust, en bel een werknemer van vakantie, geschreven in het hoofd van de afdeling waar de betreffende medewerker wordt geregistreerd. Het geeft een overzicht van de reden aangegeven. Het document wordt gevoed chief bedrijf / organisatie, hij, op zijn beurt, zou een reactie te schrijven - aanvaarding of afwijzing.

Hieronder is een voorbeeld van een memo samen met het antwoord.

Ik vind het niet erg

De afdeling human resources om de nodige dokumenty__Sergeev 21/03/2014 bereiden

De directeur-generaal van PE "Aukro" Sergeevu V. P.

memorandum

2014/03/21 № 1

Gezien de ziekte senior accountant van de afdeling van de boekhouding en audit Morozovoy Tatyany Viktorovny, ben het indienen van een voorstel om een accountant Matveichuk Paul Sergeevnu van vakantie bellen om 22/03/2014, de

Hoofd van de afdeling Accounting and Audit _podpis_ Marinina R. A.

Opgemerkt dient te worden dat in aanvulling op het schrijven en produceren van resoluties over een memo nog steeds vereist om de instemming van de werknemer te verkrijgen om de vakantie te herzien. Het moet ook officieel worden gedocumenteerd. Bijgevolg memo - alleen de eerste fase van het proces.

over bonussen

Memo op bonussen is geschreven, als de baas wil werknemers te belonen voor productief werk. In termen van de werknemer bonussen is een eenvoudig proces voor het hoofd van het zelfde, vooral als de organisatie niet voorzieningen voor winstdeling heeft en geeft de voorkeur aan zonder, wordt het veel moeilijker. Maar een van de stadia van het proces is in ieder geval om de memo te schrijven.

Het eerste wat aan de onderneming specificatie in dit opzicht nagaan - elk bedrijf heeft zijn eigen voorwaarden van de bonussen. Het kan zijn specifieke gevallen waarin de werknemer geen prijs (disciplinaire, administratieve overtredingen en ga zo maar door. D.) kan worden toegekend, De bronnen van de premies en dergelijke. Na een grondig onderzoek kunnen we overgaan tot het schrijven.

Memo op bonussen moet de redenen bevatten waarom het hoofd van de afdeling zei dat de werknemer moet worden aangemoedigd. Als de positie op bonussen heeft duidelijke punten waar vermeld, een beloning voor wat wordt beschouwd, is het proces veel eenvoudiger. Boss kan de directeur alleen informeren over de uitvoering van die en die en die items. Dan is deze kennisgeving. In een ander geval, het hoofd van de afdeling biedt alleen maar aanmoedigen werknemer zelf bepaalt de grootte van de award - nogmaals, gezien het systeem van materiële prikkels voor de organisatie.

Interessant is dat de memo's op bonussen vaak aangeduid beoordelingsrapporten - zoals ze in de naam van een hogere rang worden geschreven. Een soortgelijk dilemma doet zich voor bij de toelichting van de intrekking van de vakantie, te verhogen en ga zo maar door. D.

zich terug te trekken

Memo aan de afschrijving van de materialen die nodig zijn wanneer de eigenschap is bedorven of het materiaal en technische basis is verouderd. Dit type document is nauw verbonden met de toelichting op de overname en is vergelijkbaar in de specificatie: bijvoorbeeld, op dezelfde manier schrijft een nota aan het hoofd van de hierboven genoemde probleem van de afdeling, die werkt met de beschadigde woning (zoals in het voorbeeld over de computer: een beroep ging naar de afdeling Voorlichting).

Hieronder - een voorbeeld van een dergelijke memo.

Information Engineering Department

Chief van Accountantsdienst LLC "Troyanda" Suhorukovu D. D.

memorandum

2006/01/22 nummer 42

Kiev

Over afschrijving computer

Ik melden dat moment rekenmachine, die informatie technische afdeling verouderd en niet geschikt voor het produceren rekencapaciteit voldoende voor een volledige functionaliteit van de kaart houdt.

Als gevolg van de bovenstaande redenen, vraag ik aan de bovengenoemde eigenschap als achterhaald te annuleren en kennis van de inkoopafdeling van de noodzaak om het materiaal en de technische basis te vullen.

Head of Information Technology Department _podpis_ Chaschenko VT

Scheiding van memo's per

Alle bovenstaande voorbeelden kunnen worden onderverdeeld in twee types:

• memo aan de werknemer, de directeur;
• Memo aan een afdeling.

Wat betreft de aard van de dilemma is het eerste item in dit artikel genoemde. Ondanks het feit dat de informatie, hoe je een memo te schrijven aan de directeur, in overvloed, evenals voorbeelden en het schrijven van monsters, in essentie is dit niet helemaal waar. een dergelijk beginsel opereren kan alleen nog in bedrijfsobligaties organisaties, waar alle afdelingen zijn gelijk en er is geen superieur. Dan schrijven van memo's tussen afdelingen wordt automatisch ambtenaar, niet de memo. In alle andere gevallen is het sterk aanbevolen bij het schrijven van nota's aan de werknemer te trekken van vakantie, zijn bonussen, ontslag, promotie naar de naam te gebruiken van het document "Memorandum". Andere vereisten voor het schrijven van zijn hetzelfde.

Voor memo afdelingen omvatten alle andere monsters - afschrijving van acquisitie, etc. Zij bieden een meer nauwkeurige weergave van de essentie van de memo's: .. Communicatie tussen afdelingen equivalent dat geen handmatige tussenkomst vereist.

opslagruimte

Memo's rechtstreeks verband houden met individuele medewerkers, worden opgeslagen in hun persoonlijke zaken. Al de rest worden verzonden naar de archieven van het bedrijf.

Originals memo's kan nodig zijn bij het testen van de organisatie door de hogere overheden: ze geven gedetailleerde informatie over de interne werking van het bedrijf, de interactie van de structurele elementen.

Ook memo's, zoals officiële documenten, kan het bewijs of weerlegging in de werkzaamheden van elk geval.

Net als andere bewijsstukken, kan memo's worden beschouwd als een soort aanvulling op de buitenlandse vennootschap verslagen.

Veelvuldig gebruik van memo's is een maat voor de algemene stemming van de onderneming en haar medewerkers voor sociologen, marketeers, psychologen werken organisatie personeel te beoordelen.

Half zaken, half freestyle tekening memo's toont duidelijk contextuele verhoudingen binnen het personeelsbestand. Bijzonder interessant is de documentatie niet tussen afdelingen en tussen individuele leden van de afdelingen - het is zeldzamer en dus meer zichtbaar.