De behoefte aan een bewijsstuk van besluiten die nodig zijn in situaties waarin zij gezamenlijk worden genomen. Meestal de gang van zaken wordt gebruikt dergelijke opnamegegevens als protocol vast.
Het woord "protocol" heeft verschillende betekenissen - het kan worden geïnstalleerd en procedures in een bepaalde situatie, en een officieel document dat de sequentie data goed ontworpen tijdens de discussie, debat en besluitvorming tijdens vergaderingen, conferenties en vergaderingen. Houd er rekening mee dat hij heeft verschillende vormen die verschillen in hun doel. Notulen van de vergadering van de huurders is een document van een iets andere categorie dan, bijvoorbeeld, het verslag van de opsporingsautoriteiten of andere toezichthoudende instantie.
Vergadering van vast / tijdelijk collegiaal gemeenschap (commissie vergadering van aandeelhouders, huurders, Raad van Bestuur) onderworpen aan een verplichte documentatie. Afhankelijk van het besluit van de voorzitter van de organisatie of groep beslissing, kan notulen van de vergadering worden verricht met volledige (grondige record van toespraken, debatten, vragen en antwoorden) of verkorte vorm. In de regel bij de secretaris van de sessie of andere verantwoordelijke persoon houdt een register bij van alles wat er gebeurt, verzamelt gerelateerde materialen die aan de deelnemers, en dan brengt hen in een enkel document.
Met betrekking tot de vereisten van de officiële papieren, dat zij zijn aangewezen in de staat normen voor de juiste beleid. Bijvoorbeeld, in de notulen van de vergadering van eigenaars of huurders van vertegenwoordigers van andere groepen en organisaties, in aanvulling op de naam van het document en de organisatie, de datum van het evenement en de agenda moet worden aangegeven gegevens van de voorzitter, secretaris, en het bijwonen van partijen.
Een samenvatting van de informatie schema is als volgt: Play - gemaakt (en) - beslister / overeengekomen. De nauwkeurigheid van de dataset is geparafeerd handtekening van de voorzitter en de secretaris. Indien nodig kunnen de deelnemers aan de vergadering worden verkregen als een volledige kopie van het proces-verbaal, evenals een fragment uit een deel ervan.
Een aantal van de nuances van de informatie gegevens is een document dat de collectieve bevolking voor vergaderingen weerspiegelt, wonen in appartementsgebouwen. In dit geval is het protocol huiseigenaren vergadering zijn ervoor te zorgen dat de gegevens over de vorm van het evenement (de feitelijke bijeenkomst van mensen of afwezige stemming over de agenda), de eigenlijke adres en het gebied van het vrijstaande object, het aantal van de aanwezige stemgerechtigde leden behoren tot hen.
Daarnaast is de verplichte toepassing om het document is een lijst met namen van de deelnemers (of hun vertegenwoordigers), met het aantal appartementen, in het bezit. Als het oordeel van de bewoners bij verstek werden ontvangen, in de aanvullende lijst moet worden gespecificeerd niet alleen op de gegevens over de mens, maar ook de beslissingen over alle punten op de agenda. Ook moet het ook informatie over het document, het recht van eigendom of het bezit van een specifieke locatie in een deel van het huis wordt bevestigd, evenals de wil van elke burger voor de items die in de agenda van duidelijke en geaccepteerde vormen (mee eens, oneens, onthouden). Alleen onder deze voorwaarde, zal de bewoners notulen geldig.