Business process - wat is dit? Design, simulatie, optimalisatie van bedrijfsprocessen

Moderne methoden van het management steeds meer lenen buitenlandse technieken en technologieën. En niet omdat het in de mode is, maar omdat het is handig en efficiënt. Eén van deze methoden breekt alle routine werkzaamheden aan elementaire componenten en vervolgens beschrijft in detail kregen elk een bedrijfsproces. Het kost veel tijd, maar afgeleide regeling maakt het mogelijk om en zwakke punten en overdreven opgeblazen verantwoordelijkheden en taken duidelijk te vinden. Zodra de tijd doorbrengen beheer kan een deel van zijn taken delegeren de ladder naar beneden, het vrijmaken van jezelf de tijd voor strategische planning.

Leven volgens plan

Een ander ding is dat het personeel van de bedrijven vaak niet de betekenis van deze procedure te begrijpen en is verheugd over de bereidheid van het management om de belangrijkste bedrijfsprocessen te identificeren. Niettemin, in toenemende mate moeten we de modellering en de beschrijving van de elementaire operaties van elke eenheid, en zelfs medewerkers begrijpen. Erger nog, als de staat van het bedrijf zijn er medewerkers die het bestuderen van de bedrijfsprocessen. Ze onophoudelijk over iets wat ze vragen, afgeleid en anders interfereren met de uitvoering van de rechtstreekse functionele verantwoordelijkheden van al het personeel. Wat te doen?

Laten we beginnen uit de verte. Elke ochtend, voor de meesten van ons een taak - om aan het werk te komen. Voor zijn succesvolle oplossingen tijd nodig om wakker te worden, bij elkaar te krijgen en vinden plaats in een aantal transport (of het nu een persoonlijke auto of een metro auto). Vervolgens kan elk onderdeel worden opgesplitst in kleinere procedures: om op tijd wakker, dan kunt u een alarm instellen, en je kunt iemand vragen om je wakker wordt, enz. Onafhankelijk van het methodebesluit resultaat (tijdig ontwaken) is bereikt ... Maar stijging, de taksen en de manier om verschillende methodieken oplossingen en het eindresultaat werken. Eigenlijk kwamen we tot de eerste definitie.

Voor wat het is alles wat je nodig hebt

Dus, het bedrijfsproces - een specifieke volgorde van eenvoudige handelingen die middelen te transformeren tot een bruikbaar eindproduct. In het voorbeeld van het leven, zijn er drie verschillende processen, die elk hun eigen ingangsinformatie vereist en na enige manipulatie tot het gewenste resultaat. Ga naar het bedrijf. Ongeacht uw bedrijf in elk bedrijf het werk wordt bepaald door de professionele relatie van de medewerkers: de overdracht van informatie, de definitie van de noodzaak van het product, de analyse van de productie en de middelen, enz. En het is belangrijk om op te merken dat al het bovenstaande heeft een waarde alleen als aan drie voorwaarden wordt voldaan ..:

- informatie gegeven geïnteresseerd te zijn in haar werknemer;

- dit wordt gedaan op het juiste moment;

- de vorm waarin informatie wordt gepresenteerd, is heel simpel en ongecompliceerd.

Samenvattend het bovenstaande kan worden gesteld dat het bedrijfsproces - is de stroom van informatie, het beantwoorden van drie vragen: wat, waar en wanneer. Het is voor dat werk werd soepel en continu nodig uitgevoerd om de componenten ervan te bepalen. In dit geval zal er dubbel werk, gebrek aan artiest of downtime zijn.

Wanneer een duidelijk omschreven bedrijfsproces, elke werknemer niet langer onmisbaar te zijn. Vergeet niet hoeveel keer moest wachten, toen er een ziekenhuis zal zijn (of terugkeer van vakantie) een aantal van zijn collega's; in uw afwezigheid op de telefoon gewoon niet roodgloeiend, en iedereen probeert te achterhalen wat en hoe je het doet. En als u reageert op een verzoek om advies en maakte een vrij gedetailleerde beschrijving van de bedrijfsprocessen, kan je op te vrolijken, kalm en ontspannen, en soms gewoon voor de lunch ...

Met betrekking tot de formele taal definities, zullen we stellen dat de beschrijving van de bedrijfsprocessen, het bedrijf zet deze doelstellingen:

• inzicht in de algemene structuur van de organisatie en het bepalen van de dynamiek van de ontwikkeling ervan;
• identificeren huidige uitdagingen en mogelijkheden om die te overwinnen;
• Opstelling van een duidelijk voor alle deelnemers (ontwikkelaars, gebruikers, klanten, etc ...) doelstellingen van het systeem;
• formuleren van de eisen voor de benodigde software.

Natuurlijk, op zichzelf, de beschrijving van de bedrijfsprocessen is van geen enkel belang. Maar hier is het voor reengineering - de primaire taak. Alleen door het begrijpen van de structuur van de relatie, en de manier waarop informatiestromen, kunnen we praten over heroverweging van de semantische belasting van zowel de onderneming en de afzonderlijke divisies. Maar de reorganisatie dient om een aantal doelstellingen te bereiken worden uitgevoerd: om de kwaliteit van de klantenservice te verbeteren; kostenreductie; waardoor een grotere vrijheid in beslissingen performers (vermindering van termen van uitvoering van de werken) en ga zo maar door. d.

eenvoudige indeling

Meestal, de noodzaak om het te beschrijven informatie bedrijfsprocessen verschijnt in ondernemingen met functionele georiënteerde structuur. Het feit dat de doelstellingen van verschillende afdelingen in strijd kunnen zijn met elkaar. Dit zal niet alleen leiden tot een vermindering van de winstgevendheid van de onderneming, maar ook om het verlies aan concurrentievermogen.

De moderne aanpak van het beheer is in toenemende mate een proces in de natuur. Al het werk wordt beschouwd als een specifieke reeks processen (elk bestaande uit één of meer elementaire operaties). Te formaliseren en standaardiseren van de benadering per categorie aangenomen dergelijke processen (classificatie vindt plaats in relatie tot het product toegevoegde waarde):

• basic - degenen waardoor het bedrijf ontvangt op jaarbasis: productie, marketing, supply;
• control - degenen die de doelstellingen van afdelingen en specifieke performers vast te stellen;
• ondersteuning - die productie middelen ter beschikking, maar het geen toegevoegde waarde aan het eindproduct: de voorbereiding en selectie van personeel, financiële steun, juridische bescherming, etc ...

Naast de reeds genoemde onafhankelijkheid van de menselijke factor en vereenvoudigde aanpassing van nieuwe medewerkers, een beschrijving van de bedrijfsprocessen maakt het mogelijk om de operationele kosten van het bedrijf effectief te beheren.

eigenschappen

Nu wordt het duidelijk dat de beheermaatschappij moet niet alleen identificeren van de bijbehorende informatiestromen, maar een duidelijke beschrijving van alle activiteiten. Omdat we al weten dat het bedrijfsproces - maakt deel uit van de algemene werkzaamheden, die van de ene persoon naar de andere (binnen uw functionele eenheid of niet - doet er niet toe), ga dan naar het feit dat alles in de wereld kan worden verenigd. Een professionele activiteit - nog meer.

Ongeacht de reikwijdte van elk bedrijfsproces kan worden beschreven met dezelfde kenmerken.

- Interface - dit is het begin en het einde van een eenvoudige bediening.

- De eigenaar - een medewerker van het bedrijf, die niet alleen beschikt over de nodige middelen om mee te werken, maar ook van plan, analyseert, beheert het proces; en nog belangrijker - het is verantwoordelijk voor het resultaat.

- Aanmelden - informatie ontvangen bericht in een in de onderneming, waardoor de behoefte aan informatie en markeren het begin van een proces bepaalt aangenomen vorm.

- Exit - informatie of gematerialiseerd onderdeel van het product dat de externe wordt verbruikt om de kunstenaar client.

- Kunstenaar - het personeel van het bedrijf, die zich bezighouden met hetzelfde proces.

- Middelen - het materiaal of van de activiteitsgegevens die niet verandert tijdens gebruik (en enkel dient om de invoerinformatie zetten in het eindproduct).

- Kwaliteitscontrole - industrie of interne (gemaakt door de Beheerder) indicatoren om de effectiviteit van het werk te bepalen.

Verplichte selectie van de elementaire werkwijzen

Natuurlijk moet niet elk bedrijf beschrijving van zakelijke processen. Toch zijn er een aantal zaken die zonder die vervelende doen. Wat zijn de belangrijkste:

• De activiteit van de onderneming is geautomatiseerd. In dit geval is het business process diagram vertaalt de behoeften van klanten in duidelijke taal programmeur.
• Verbetering van de activiteiten van de onderneming. Niet alleen de modernisering van de apparatuur en technologieën die bijdragen aan het verbeteren van het eindproduct; optimalisatie van bedrijfsprocessen biedt de mogelijkheid om de sterke en zwakke punten van het werk te identificeren en passende controle-oplossingen nemen.
• Certificering organisatie voor internationale normen (ISO). Gemaakt hetzelfde voor alle medewerkers van het stelsel van kwaliteitsbeheersing.

Hoe maak je een beschrijving van de klant in te dienen

Modellering van bedrijfsprocessen vraagt om een beschrijving van elk item. Hoe om het pijnloos te doen voor de organisatie? Drie belangrijkste methoden in de wereld de praktijk aangenomen: tekst, afbeeldingen en tabellen.

Tekstuele beschrijving heeft betrekking op alle van de vooruitgang op een eenvoudige en begrijpelijke volgorde. De vorm en inhoud kan ofwel vrij zijn (als u nog geen internationale of industriële normen hebben ontwikkeld) en gereguleerd documenten. Bijvoorbeeld: sales afdeling stuurt rapportage documenten voor de periode op de afdeling planning; medewerkers van de afdeling planning om analytisch werk te verrichten om de distributie en de dynamiek van de noodzaak tot aanpassingen in de productie te bepalen; het resultaat van de afdeling planning wordt doorgegeven aan de afdeling marketing, waar de analyse van de oorzaken van de groei (dalende) Verkoop- en m. d.

Grafische business process diagram maakt het mogelijk om de resultaten van het analytisch werk te visualiseren. Geen behoefte om dat de visuele waarneming van de informatie het meest effectief te herinneren. Daarom zijn alle soorten grafieken en diagrammen stellen ons in staat om snel te begrijpen wat er gebeurt en vind de juiste oplossing.

In gevallen waarin de taak van de hervorming van de basisactiviteit - optimalisatie van bedrijfsprocessen, is het noodzakelijk om te gebruiken tabelvorm hun beschrijvingen. Met het gemakkelijker om de volgorde van de stappen en de richting van de stroom van informatie te begrijpen. De typeplaat bevat niet alleen een beschrijving van de taak van de regelmatige eenheden, maar ook grafieken van inkomende en uitgaande documenten, de titel (kan worden gespecificeerd gezamelijk en individuele medewerkers) enz. D.

Hoe kan het bedrijfsproces te beschrijven

Het is niet genoeg om de analyse van bedrijfsprocessen uit te voeren. Het allerbelangrijkste in dit geval is juist, maar op hetzelfde moment en het gemak van de beschrijving. Om te beginnen om de naam van een enkel proces te articuleren. Dit zal helpen om de kenmerken, de prestaties en de logica in de totale keten van productie-activiteiten te begrijpen.

Dan moet je die gegevens invoeren die nodig zijn voor een goede uitvoering van de taak, evenals de lijst van de resource voorziening op te geven. De opgenomen opeenvolging van eenvoudige handelingen, waarvan het proces niet zal missen en doen niets vergeten.

Modelleren van bedrijfsprocessen kan niet zonder het proces eigenaar en het toezicht op de implementatie van het systeem. Daartoe dient te worden opgemerkt in de beschrijving van de algemene voorwaarden van de prestaties op het werk en een lijst van de documenten die op de volgende link worden verzonden. Als u de beschrijving te vereenvoudigen moet er zo uitzien: "... na analyse van de omzet voor de periode van de afdeling werknemer planning vult de gevestigde vorm (tabel), die doorgeeft aan de marketing afdeling ..."

Een vereenvoudigde regeling van de beschrijving van de productieprocessen

Bij het samenstellen van de beschrijvingen vaakst werknemers worden geconfronteerd met het feit dat niet weten hoe om verbaal te communiceren de inhoud van hun werk. Om bedrijfsprocessen systeem helder en gestructureerd was, kunt u een memo te maken. Het weerspiegelde de vragen die moeten een duidelijk en gedetailleerd antwoord zoveel mogelijk te geven. Dus, wat zijn de vragen?

• Wat? Het beschrijft dat speciaal gemaakt in deze operatie.
• Waarom? Zendt operation target.
• Wanneer? Het bepaalt wie de executie initieert.
• Wie? Het verwijst naar specifieke kunstenaars.
• Hoe? Het bevat de nodige middelen.

Business Process Development suggereert dat je op alle mogelijke manieren kunt gebruiken om te beschrijven. Zo krijg je de meest gedetailleerde schema van het werk. Grafische uitvoeringsvorm wordt de verhouding van de functionele eenheden en een teksttabel onthullen en geeft de inhoud van elke operatie. Helaas, de automatisering van bedrijfsprocessen is niet mogelijk zonder het tijdrovende voorbereidende werk.

Hoe om informatie te verzamelen

In de praktijk is het bekend op vele manieren van hoe de benodigde informatie te verkrijgen. Eerst moeten we regelgevingsdocumenten die medewerkers van het bedrijf beheersen analyseren. Dan moet persoonlijke gesprekken met elke directe dader uit te voeren om de inhoud van zijn werk te beschrijven. Verder, te verfijnen en controversiële kwesties, consultants verduidelijken, analisten moeten gebruik maken van toezicht op de uitvoering van de bedrijfsprocessen.

Als een alomvattende aanpak van het oplossen van het probleem, is het automatiseren van bedrijfsprocessen niet meer zo vervelend en zinloze oefening.

werkgroep

En toch, als de belangrijkste taak van het bedrijf - business process automation, en het aantrekken van extern adviesbureau management niet van plan om, per se roept de vraag: "Waar te beginnen?" De eerste stap is een werkgroep van de werknemers van het bedrijf. Het is wenselijk dat de leden van de werkgroep hebben uitstekende analytische vaardigheden en het vermogen om te luisteren. In feite, zoals reeds opgemerkt, het grootste deel van het werk is om persoonlijke gesprekken te voeren met bedrijfsprocessen performers.

Vervolgens moet je een reëel beeld van de werking van het systeem te maken. Met betrekking tot de modernisering van de onderneming werk en breng winst om te spreken van een perfecte herstructurering dreigt te ontstaan. Daarom is het noodzakelijk om het systeem en de informatiestroom richting aan het begin van de optimalisatie op te lossen.

Wat zit er in de beschrijving

Om verwarring en onduidelijkheid in de beschrijving van de bedrijfsprocessen te voorkomen, deskundigen raden het gebruik van proces kaarten. Deze gestandaardiseerde documenten die het mogelijk maken om alle acties, ongeacht de invloedssfeer van de kunstenaar en de complexiteit van de beschreven handelingen te verenigen.

Elke beschrijving kan worden onderverdeeld in de volgende onderdelen:

• Werkwijze uniforme vorm (meestal een tabel);
• business process kaart (kunnen worden aangeboden in welke vorm dan ook - tekstuele beschrijving, een afbeelding of tabel);
• routes (inkomende en uitgaande informatiestromen, financiële en andere middelen);
• matrices van diverse bedrijfsprocessen (Tabel interactie tussen verschillende processen waarmee primaire en secundaire stromen en operaties wijzen);
• flowchart (stroomschema van een business process);
• gedetailleerde tekstuele beschrijving;
• documenteren (het creëren van documenten bevestiging van procesuitvoering);
• het identificeren van indicatoren van een bedrijfsproces (zoekprestaties en indicatoren, die kunnen worden gecontroleerd, niet alleen vooruitgang, maar ook de kwaliteit);
• regelgeving (met andere woorden, de job description).

indicatoren

Zoals reeds herhaaldelijk op gewezen, moet elk proces iets worden gemeten. Het is noodzakelijk in de eerste plaats om de prestaties van de gehele onderneming te evalueren. Meestal, de experts raden om de bedrijfsprocessen te testen in vier factoren: tijd, kosten, kwaliteit en kwantiteit.

Maar business process-modellen zijn dynamisch en gevarieerd. Dus het is vaak niet genoeg om alleen de snelheid van uitvoering van het werk te evalueren; je moet rekening houden met de arbeidsomstandigheden, en enterprise-infrastructuur. Bovendien kan bijna alle van de industrie niet bestaan zonder leveranciers, financiën, logistiek en partners. Dit is ook meetbare indicatoren.

En natuurlijk, we moeten niet vergeten over de media en de menselijke factor. Hoe hoger het opleidingsniveau, hoe minder tijd er nodig is om instructies en het invoeren van de informatie te bekijken.

In het hart van het grootste deel van de principes van de structurele analyse en ontwerp (SADT - gestructureerde analyse en ontwerp Technique) modelleringsmethode is nu gelegd, evenals een aantal algoritmische talen. U kunt praten over het bestaan van verschillende core business processen analyse modellen:

- Business Process Modeling - in feite, modellering - onthult de functionele aspect van het bestaan van het bedrijf.

- Work Flow Modelling - beschrijft workflows en is vergelijkbaar met het tekenen flowcharts.

- Data Flow Modelling - in tegenstelling tot de vorige, beschrijft een datastroom (informatie); Het is ontworpen om een reeks bewerkingen geven.

Shewhart cyclus, Deming

Major bedrijfsprocessen (1C stelt u in staat om ze te scheiden van de algemene lijst) is aan te bevelen om te beschrijven in een afzonderlijk document, dat heet "het werk van de productie verordening." Dat alles is minder belangrijk in de natuur of bestaan uit een klein aantal eenvoudige handelingen, meestal beschreven in de functiebeschrijvingen.

Bij het opstellen van de regels moeten rekening houden met de omstandigheden van de cyclus van continue verbetering van de vennootschap (model Shewhart-Deming). De bepalingen ervan beweren dat de optimalisatie en verbetering - een eindeloos proces. Ie bestaande uit dergelijke administratieve beslissingen hebben nu het beheer van een vicieuze cirkel: planning, uitvoering, controle, aanpassing.

Bij het opstellen van de verordening dient rekening te worden gehouden met de principes die de naleving model Shewhart-Deming:

1. De berekening van de doelstellingen voor de komende periode.
2. Analyse van de dynamiek van de afwijkingen en documentatie van de vermeende oorzaken.
3. Bepaling van de correctieve acties en de doeltreffendheid ervan te analyseren.

Ontwikkeling van het model moet in overeenstemming zijn met de business rules. Zoals algemeen aanvaarde regels in het voordeel van normatieve-juridische grondslag van de staat waarin het bedrijf opereert. Het tweede model is de basis voor de corporate beleid van de onderneming.

Het implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem, moet je zorgen voor de ontwikkeling en harmonisatie van bedrijfsprocessen. Zoals eerder in dit artikel vermeld - is niet altijd het personeel van het bedrijf begrijpt het belang van modernisering begonnen. Brengen aan elke werknemer op het belang van het creëren van een effectief model van de bedrijfsprocessen - de taak van het senior management.

Want het is goed gevestigde en goed ontworpen systeem zal niet alleen te vereenvoudigen krijgt nu voldoen aan de internationale kwaliteitsnormen ISO 9001: 2008, maar ook een aanzienlijke verbetering van de efficiency van elke medewerker.

Beide factoren leiden van het bedrijf om het concurrentievermogen van de markt, die op zijn beurt, heeft een gunstig effect, zowel voor beleggers en klanten te verhogen.