Secret records management: organisatie en regels voor het beheer

Van nu af aan, het geheim bijhouden - niet alleen het voorrecht van de overheid. Documenten vandaag gestempeld geheim heeft bijna elke grote commerciële organisatie. In dit artikel leer je alles over het goede verloop van geheime documenten.

De notie van geheimhouding in papierwerk

Elke arbeid activiteit, een of andere manier verbonden met de geheime of vertrouwelijke documenten, houdt altijd veel moeilijkheden, problemen en risico's. Wat is de reden? Er zijn vele redenen, waaronder de belangrijkste is banaal onvermogen om competent werken met papieren, het dragen van geheimhouding.

Om te beginnen zou het noodzakelijk zijn om vast te stellen dat alles is een mysterie. Het geheim heeft verscheidene betekenissen. Ben rekening te houden met de meest gangbare definitie, moet het concept worden geïnterpreteerd als een soort van informatie die alleen beschikbaar is voor een beperkt aantal gezicht. Het mysterie is niet openbaar moet worden gemaakt, moet geheim worden gehouden. In de regel, werd het mysterie al snel verloren, en de informatie die ter beschikking gesteld van grote aantallen mensen. Bijgevolg heeft de organisatie van geheime procedures overbodig.

geheimhouding

Op dit moment is de geheimhouding heeft verschillende basistypen. Als we het hebben over een geheime kantoor werken, een of andere manier verbonden met de staatszaken, worden alle documenten onderverdeeld in drie hoofdtypen:

• bijzonder belang;
• Top Secret;
• officieel gebruik.

Deze indeling is vastgesteld door speciale federale wet van 21 juli 1993 "On staat. Secrets". Wat is elk van de gieren boven?

Geclassificeerd als "bijzonder belang" staat voor de hoogste graad van geheimhouding. Uiteraard kan een dergelijke status ver van elk document te krijgen. Zo kunnen aanzienlijke schade aan de staat of een groep mensen worden toegepast bij bijzondere betekenis halsopening. Dat is de reden waarom de bescherming tegen dit soort relevante documenten.

Geclassificeerd als "Top Secret" is ook toegewezen aan documenten met een soort van staatsgeheim. Strikte regelgeving bij het omgaan met dit soort papieren in dit geval is het kenmerk.

Stempel "officieel gebruik" voorziet niet in een high-security documenten, echter, het gebruik ervan ernstig beperkt. Dit soort geheime papierwerk geïnstalleerd, meestal in commerciële structuren.

De volgorde van de classificatie

De procedure voor het classificeren van alle van de wet voorziet ook in een staat. secret bovengenoemde. Volgens dit document, in het geheim, onder voorbehoud van de staat, kan bevatten:

• Informatie over de militaire sfeer;
• Informatie over economie, techniek of wetenschap;
• over het buitenlands beleid of economische sferen van informatie;
• Informatie over contraspionage, operationele en onderzoekende activiteit van de anti-terrorisme beleid, en ga zo maar door. d.

Hoe documenten worden om geheim worden gehouden? Het belangrijkste ding om op te merken is de aanwezigheid van speciaal daartoe bevoegde deskundigen. Personen met specifieke expertise werken aan een veilige opslag van bepaalde effecten te ontwikkelen. Het selecteert de meest geschikte rubriceringsgraad, volgens welke er verder werk. In feite is het geheim archivering - een enorme bol met haar medewerkers en managers.

Systeem bepalen principe van geheimhouding

Voor de meest competente bepalen van de mate van privacy moet periodiek worden toegepast speciale principes. De volgende bespreking is gericht op de definitie van een mysterie in het papierwerk - op principes systeem. Wat is het?

Het belangrijkste kenmerk van het systeem benadering - speciale aandacht voor het probleem van het classificeren als een geheel. De belangrijkste functie is om de twee elkaar beïnvloedende trends houden: aan de ene kant, om de verspreiding van belangrijke informatie te voorkomen; aan de andere kant - om de massa de indeling en de daaruit voortvloeiende problemen te voorkomen.

Hoe werkt het bijhouden van het geheim van het kantoor? Er zijn twee belangrijke mechanismen: overdrijving en understatement van geheimhouding. Overdrijving vernauwt aanzienlijk de mogelijkheid om de nodige informatie uit te wisselen, vermindering verzwakt het proces.

andere principes

Welke andere beginselen en regels van de geheime procedure kunnen worden onderscheiden? In aanvulling op de systemen, het is vermeldenswaard ook objectiviteit. Wat is het punt? Als u een korte beschrijving te geven, dan klinkt het als volgt: als het gaat om geheime documenten kan niet worden geleid door allerlei subjectieve meningen en veronderstellingen. Er moet een bepaalde set van regels, volgens welke, en zal alle nodige maatregelen worden ontwikkeld.

Het principe van optimalisatie - is een ander essentieel element van de geheime dienst. De voornaamste drijfveer is dat de minste hoeveelheid data in geheime documenten - is de beste en optimale oplossing. Surplus gegevens worden uitsluitend verstoren het noodzakelijke niveau van beveiliging.

periodieke keuring principe is een constante monitoring van de geheime documenten.

Op wijzigingen van de geheime documenten

Zoals reeds vermeld, wordt de mate van geheimhouding van een document bepaald volgens een specifieke lijst van data. Na de indeling van de documenten moeten worden geclassificeerd en verzonden naar de opslag. Is het mogelijk om wijzigingen in deze documenten te maken?

Instructies geheim office werk, dat de federale wet bevat op de Staat. geheim, lost een aantal objectieve situaties en omstandigheden waaronder documenten zijn in verschillende mate, worden herzien. Hierbij moet echter worden opgemerkt, dat de termijn voor het vrijgeven of wijzigen van documenten niet hoger mag zijn dan 30 jaar. Uitzondering - de beslissing van een speciale interdepartementale commissie. Zoals het geval is met een classificeren, werken aan het verwijderen of verminderen van de geheimhouding speciale toestemming van de groep personen gemaakt.

Vernietiging van vertrouwelijke documenten

De beslissing over de vernietiging van een geheim document, hangt af van de hem opgelegde geheimhouding. Als de hals met een teken van bijzonder belang of top secret vragen lost opnieuw op de interdepartementale commissie. Als het een bedrijfsgeheim, de geheime documenten van een entiteit, is het noodzakelijk om een speciale commissie van deskundigen en leidinggevenden bijeen te roepen. Het zal organisatorische zaken aan te pakken en het beheer moet toestemming geven.

De vernietiging proces vindt plaats, meestal bestaande uit drie of meer personen. Paper vernietigd met behulp van speciale machines - papierverwerkingsmachines. Moet een merk in de inschrijfformulieren te dragen, geeft de boekhoudkundige documenten. Ook moet worden opgemerkt dat de vernietiging van vertrouwelijke documenten moet worden gedaan in parallel met de afschaffing van de inventaris.

Regels van het kabinet

De volgende bespreking richt zich op de geheime documenten van bedrijven of andere commerciële entiteiten. Bij het werken met geheime documenten moet een paar basisregels en wensen te overwegen. Het is de moeite waard om de belangrijkste punten te benadrukken:

• je moet voldoen aan strikte controle op de toegang van onbevoegden tot de documenten. We hebben het over het personeel. Zo moet de zekerheid worden vastgesteld door middel van een bewaker of security service.
• Het is noodzakelijk om de personen die recht hebben om te werken met geheime documenten nauwkeurig te bepalen. Bijgevolg moeten ze geven en speciale krachten.
• een duidelijke instructie (memo) om mee te werken met geheime documenten moeten worden ontwikkeld. Alle verdere werkzaamheden moeten in strikte overeenstemming met het worden georganiseerd.
• Met medewerkers moeten een geheimhoudingsovereenkomst van commerciële en industriële geheimen worden genomen.
• Het moet een permanente financiële stimulansen voor personen die recht hebben op toegang tot geheime documenten. In het bijzonder moeten alle geheime kantoorwerk persoon onder de persoonlijke leiding van controle.

Dat is alles wat de fundamentele regels die moeten worden gevolgd bij de behandeling van vertrouwelijke of geheime documenten.

Taken van experts op geheime documenten

Taken van de werknemers die toegang tot geheime records management hebben, bij elk ander bedrijf. In ieder geval is er niet zoiets als standaard instructies voor het werken met gerubriceerde documenten. Het is echter nog steeds mogelijk om de meest voorkomende en gemeenschappelijke punten dat iedere medewerker die zich bezighoudt met geheime documenten mogen niet vergeten te identificeren. In het bijzonder, hebben we het over het feit dat:

• De werknemer is zelf verantwoordelijk voor de opslag, bewaring of wijziging van documenten.
• De werknemer moet waakzaam, verantwoordelijk en attent. Alle pogingen door onbevoegden toegang krijgen tot de documentatie moet onmiddellijk worden gestopt.
• De werknemer moet weten en te voldoen aan de instructies over hoe te werken met geheime documenten.

Bovendien moet je het feit dat de deskundige is verboden om te doen markeren. Deze omvatten:

• Berichten van onbevoegden van gerubriceerde informatie;
• verwijdering, vervoer of te wijzigen documenten zonder medeweten van het management;
• vertrouwd met de documenten op gebieden die niet onder de jurisdictie van de werknemer vallen;
• vernietiging van documenten zonder de kennis van het management.

Verschijning van geheime documenten

Het moet resulteren in de meest algemene informatie over wat moet lijken op de cover van geheime documenten. Bijna elke geheime verslagen afdeling consolideert de volgende regels:

• rechterbovenhoek - rubriceringsgraad;
• AFC - inventarisnummer;
• hebben die waren afgestempeld perfect geheimhouding zou de rode lijn van de rechter bovenhoek zijn;
• vellen te nummeren en genaaid draad.

Natuurlijk zijn er vele andere eisen voor dit type van effecten. Echter, bovengenoemde momenten betrekking hebben op bijna elke vorm van geheime documenten.