Zakelijke bijeenkomst - de voorbereiding en het verloop.

Zakelijke bijeenkomst is een vorm van zakelijke communicatie, waarvan het doel - brainstorm, het begrijpen van de problemen en vraagstukken van de onderneming (organisatie) en de vaststelling van passende oplossingen.

Soorten zakelijke bijeenkomsten worden toegewezen voor de belangrijkste doel of taken die moeten worden aangepakt: planning, motivatie, interne regels, om de activiteiten van de medewerkers en anderen te beheersen.

En de voorbereiding van een zakelijke bijeenkomst heeft een specifieke technologie, die vastzit aan waarmee u gemakkelijk onder de knie deze vorm van zakelijke communicatie.

Stap 1. Identificeer de doelstellingen van de bijeenkomst en de agenda.

Commerciële vergadering - dit is niet zomaar een verzameling van de werknemers. Zijn doel is om te kijken als een doel-resultaat, dat wil zeggen een specifiek besluit. Daarom is dit resultaat moet worden geformuleerd op voorhand. Hoe specifieker de tekst van het besluit, wordt de vergadering efficiënter plaatsvinden en het resultaat zal worden dosignut. In het proces van het definiëren van het doel organisator moet de vraag te beantwoorden: Kan dit probleem worden opgelost door een bepaalde werknemer in de huidige staat verkeert? Is het mogelijk om een andere vorm van ontmoeting betrekking op de kwestie te vervangen?

De agenda wordt voorbereid. De bijeenkomst moet vertrouwd zijn met de aanstaande discussie, de nodige materialen om te kunnen denken over een oplossing. Bovendien moet elk item zijn eigen doel-resultaat. Naast de punten op de agenda, worden de deelnemers op de hoogte van de tijd die aan de bespreking van elke vraag.

Stap 2. Het bepalen van het tijdstip van uitvoering en het aantal deelnemers.

Traditioneel, zakelijke bijeenkomsten (behalve in noodgevallen) worden gehouden op een bepaalde dag van de week in de middag. Bepaal het aantal deelnemers noodzakelijk is om zo tot een minimum aantal werknemers te doen. De optimale variant van 6-7 personen. Constructieve problemen en uitdagingen afhankelijk van de aanwezigheid alleen van de betrokken personen. Een vergadering is het beter om toe te vertrouwen aan werknemers die het meest bekwaam in het onderwerp.

Stap 3. Organisatie van de locatie.

Organisatoren moeten anticiperen, voor zover mogelijk, de verenigbaarheid van de vergadering. Het zal dus mogelijk te regelen stoelen en zitplaatsen voor mensen om de effectiviteit van de communicatie te verhogen. Informatie wordt beter en sneller ervaren als goed zichtbaar gezicht, ogen, gebaren van de spreker.

Stap 4. Conduct vergaderingen: de duur en regelgeving.

Zakelijke bijeenkomst heeft een aantal onderdelen die de doeltreffendheid van het besluit rechtstreeks beïnvloeden. Duur optimaal mag niet meer dan 40-45 minuten. Psychologisch gezien, zal de collectieve geest niet in staat om productiever te werken in deze tijd. Als u wilt dat de discussie voort te zetten, is het raadzaam om een pauze te nemen voor ten minste 30 minuten, het verhogen van de gezondheid, zorg.

Zakelijke bijeenkomsten moeten limiet op speeches zijn. Toezien op de naleving van de regels - aansprakelijk voorzitter. Echter, respect voor de regels van de vergadering geeft de competentie van de medewerkers.

Stap 5. notulen van de vergadering.

Het opstellen van een officieel document, dat de belangrijkste fasen van de vergadering, de namen van de sprekers, voorstellen en besluiten, een essentieel onderdeel van een zakelijke bijeenkomst registreert. Op basis van het rapport, het hoofd van het recht om de uitvoering van de besluiten te eisen.

Stap 6. Analyse van de voorbereiding en organisatie van de vergadering.

Zakelijke bijeenkomst is succesvol als je ja antwoord op de vragen: Hoe goed gedefinieerde kring van deelnemers aan de vergadering? Heeft de locatie van de deelnemers aan de effectiviteit van de communicatie? Wat de bijeenkomst waren geïnteresseerd in de problematiek van de discussie? Die diende als een ad hoc strategische beslissingen? Wat zijn de tegenstellingen tussen persoonlijke en collectieve doelen gemanifesteerd? Wat was de reden dat eventuele conflicten (als ze plaatsgevonden)? De efficiëntie van de tijd doorgebracht vergadering?